- tugas operasi dan manajemen pendukung dari sistem informasi dan
- peran sistem informasi dalam menolong organisasi mencapai keuntungan strategis dari para pesaingnya.
Sistem informasi mempunyai 3 tugas utama di dalam sebuah organisasi, yaitu:
- Mendukung kegiatan-kegiatan usaha
- Mendukung pengambilan keputusan manajemen
- Mendukung persaingan keuntungan strategis
SISTEM INFORMASI
- Support of Strategic Advantage
- Support of Management Decision making
- Support of Business Operations
1. Klasifikasi Operasi dan Manajemen
Sistem informasi operasi memproses data yang berasal dari dan yang digunakan dalam kegiatan usaha. Sistem ini dapat dibagi ke dalam beberapa kategori, yaitu:
- Transaction-processing systems (sistem proses-transaksi) mencatat dan memproses data dari transaksi bisnis, database terbaru, dan menghasilkan berbagai macam dokumen dan laporan.
- Keputusan operasional yang mengontrol proses-proses secara fisik dibuat oleh process control systems (sistem pengendalian proses).
- Komunikasi dan produktivitas kantor didukung oleh office automation systems (sistem otomasi kantor).
Sistem informasi manajemen menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem ini terdiri atas beberapa tipe, yaitu:
- Laporan spesifikasi dan rencana awal untuk para manajer dikerjakan oleh information reporting systems (sistem pelaporan informasi).
- Dukungan ad hoc dan interaktif untuk pengambilan keputusan oleh manajer dikerjakan oleh decision support systems (sistem pendukung keputusan).
- Informasi kritikal untuk manajemen atas ditetapkan oleh executive information systems (sistem informasi eksekutif).
Klasifikasi lain dari sistem informasi adalah:
- Nasehat pakar untuk pengambilan keputusan operasional atau manajerial ditetapkan oleh expert systems (sistem pakar) dan knowledge-based information systems (sistem informasi berbasis pengetahuan) lainnya.
- Dukungan langsung dan terus untuk aplikasi operasional dan manajerial dari pengguna akhir (end users) ditetapkan oleh end user computing systems.
- Aplikasi operasional dan manajerial dalam mendukung fungsi bisnis ditetapkan oleh business function information systems.
- Produk dan layanan jasa yang bersaing untuk mencapai keuntungan strategis ditetapkan oleh strategic information systems.
OPERATIONS AND MANAGEMENT CLASSIFICATIONS OF INFORMATION SYSTEMS
Gambar 2 Klasifikasi sistem informasi berdasarkan tujuan utamanya
1. Perubahan Peranan Sistem Informasi
Sampai pada tahun 1960-an, peran sistem informasi masih sederhana: memproses transaksi, menyimpan data, accounting, dan aplikasi proses data elektronik (electronic data processing) lainnya.
Pada tahun 1970-an, informasi spesifikasi awal produk yang dibuat oleh information reporting systems tidak dapat memenuhi kebutuhan pengambilan keputusan manajemen. Oleh karena itu dibuatlah konsep decision support systems (DSS). Peranan baru ini adalah menyediakan dukungan interaktif kepada manajemen untuk proses pengambilan keputusan mereka.
Pada tahun 1980-an, perkembangan yang cepat dari tenaga proses mikrokomputer, aplikasi perangkat lunak, dan jaringan telekomunikasi menimbulkan apa yang disebut dengan end user computing. Kemudian konsep executive information systems (ESS) dibangun, dimana sistem informasi ini memberikan jalan yang mudah bagi manajemen atas untuk mendapatkan informasi kritikal yang diinginkan ketika sedang dibutuhkan.
Pengembangan dan aplikasi dari teknik kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI) memberi gebrakan baru dalam sistem informasi bisnis. Sistem pakar atau expert systems (ES) dan sistem berbasis pengetahuan membuat peran baru bagi sistem informasi. Sebuah peran baru yang penting bagi sistem informasi muncul di tahun 1980-an dan diharapkan terus berlanjut sampai ke tahun 1990-an.
Peran tersebut adalah konsep peran strategis (strategic role) dari sistem informasi yang disebut strategic information systems (SIS). Pada konsep ini, sistem informasi diharapkan untuk memainkan peranan langsung dalam mencapai tujuan atau sasaran strategis dari perusahaan. Hal ini memberikan tanggung jawab baru bagi sistem informasi di dalam bisnis.
2. Sistem Informasi untuk Operasi Bisnis
Peranan sistem informasi untuk operasi bisnis adalah untuk memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien.
A. Transaction Processing Systems
Transaction processing systems (TPS) berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems).
Transaction processing systems mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. Transaction processing systems menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan. TPS juga memperbaharui database yang digunakan perusahaan untuk diproses lebih lanjut oleh SIM.
B. Process Control Systems
Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan yang mengendalikan proses operasional, seperti keputusan pengendalian produksi. Hal ini melibatkan process control systems (PCS) yang keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat oleh komputer. Kilang minyak petroleum dan jalur perakitan (assembly lines) dari pabrik-pabrik yang otomatis menggunakan sistem ini.
C. Office Automation Systems
Office automation systems (OAS) mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim data dan informasi dalam bentuk komunikasi kantor elektronik. Contoh dari office automation (OA) adalah word processing, surat elektronik (electronic mail), teleconferencing, dan lain-lain.
2. Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan Manajemen
Sistem informasi manajemen atau SIM (management information system) adalah sistem informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi akurat, tepat waktu, dan relevan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh para manajer. Konsep SIM adalah meniadakan pengembangan yang tidak efisien dan penggunaan komputer yang tidak efektif. Konsep SIM sangat penting untuk sistem informasi yang efektif dan efisien oleh karena:
- Menekankan pada orientasi manajemen (management orientation) dari pemrosesan informasi pada bisnis yang bertujuan mendukung pengambilan keputusan manajemen (management decision making).
- Menekankan bahwa kerangka sistem (system framework) harus digunakan untuk mengatur penggunaan sistem informasi.
1. Information Reporting Systems
Information reporting systems (IRS) menyediakan informasi produk bagi manajerial end users untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan dari hari ke hari. Akses data IRS berisi informasi tentang operasi internal yang telah diproses sebelumnya oleh transaction processing systems. Informasi produk memberi gambaran dan laporan yang dapat dilengkapi (1) berdasarkan permintaan, (2) secara periodik, atau (3) ketika terjadi situasi pengecualian. Sebagai contoh, manajer penjualan dapat menerima laporan analisa penjualan setiap minggunya untuk mengevaluasi hasil penjualan produk.
2. Decision Support Systems
Decision support systems (DSS) merupakan kemajuan dari information reporting systems dan transaction processing systems. DSS adalah interaktif, sistem informasi berbasis komputer yang menggunakan model keputusan dan database khusus untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi manajerial end users. Sebagai contoh, program kertas kerja elektronik memudahkan manajerial end user menerima respon secara interaktif untuk peramalan penjualan atau keuntungan.
3. Executive Information Systems
Executive information systems (EIS) adalah tipe SIM yang sesuai untuk kebutuhan informasi strategis bagi manajemen atas. Tujuan dari sistem informasi eksekutif berbasis komputer adalah menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktor-faktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen atas. Jadi EIS harus mudah untuk dioperasikan dan dimengerti.
4. Expert Systems
Expert systems (sistem pakar) merupakan salah satu aplikasi artificial intelligence (AI) yang paling banyak digunakan. Expert systems (ES) adalah sistem informasi berbasis pengetahuan yang menggunakan pengetahuannya untuk bertindak sebagai konsultan ahli dalam area yang spesfik kepada pengguna. ES telah digunakan dalam berbagai bidang seperti kedokteran, teknik, ilmu fisika, dan bisnis. Sebagai contoh, ES digunakan untuk mendiagnosa penyakit, pencarian mineral, menganalisa senyawa kimia, dan perencanaan keuangan.
5. End User Computing Systems
End user computing (EUC) systems adalah sistem informasi berbasis komputer yang secara langsung mendukung aplikasi operasional dan manajerial oleh end users. Dalam EUC systems, end user menggunakan stasiun kerja mikrokomputer dan bermacam perangkat lunak untuk mendapatkan kembali informasi, pendukung keputusan, dan pengembangan aplikasi. Sebagai contoh, pengguna dapat megirim surat elektronik, menggerakkan model analitik, atau membangun aplikasi bisnis yang baru.
Bagian II : Sistem Informasi untuk Keuntungan Strategis
Sistem informasi dapat memainkan peran yang besar dalam mendukung tujuan strategis dari sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama jika perusahaan itu sukses membangun strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa
- persaingan dari para pesaing yang berada di industri yang sama,
- ancaman dari perusahaan baru,
- ancaman dari produk pengganti,
- kekuatan tawar-menawar dari konsumen, dan
- kekuatan tawar-menawar dari pemasok.
Gambar 3 Lingkungan persaingan dari sebuah industry
Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan adalah:
- Cost leadership (keunggulan biaya) – menjadi produsen produk atau jasa dengan biaya rendah.
- Product differentiation (perbedaan produk) – mengembangkan cara untuk menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing.
- Innovation – menemukan cara baru untuk menjalankan usaha, termasuk di dalamnya pengembangan produk baru dan cara baru dalam memproduksi atau mendistribusi produk dan jasa.
- Konsumen
- Pemasok
- Pesaing
- Pendatang baru
- Pengganti
- Tujuan strategi
- Strategi keunggulan biaya
- Strategi perbedaan
- Strategi inovasi
- Menarik konsumen baru dan mengikat konsumen sekarang dengan switching costs.
- Menawarkan harga yang lebih murah.
- Menyediakan kualitas lebih baik.
- Menyediakan produk baru.
- Mengikat pemasok dengan switching costs.
- Menolong pemasok menurunkan biaya.
- Menolong pemasok meningkatkan pelayanan.
- Menyediakan layanan pasokan yang unik.
- Menghalau pesaing dengan mengikat konsumen dan pemasok.
- Memiliki harga yang lebih rendah dari pesaing.
- Merebut persaingan dengan fitur yang unik.
- Menyediakan produk dan jasa yang berbeda.
- Membuat rintangan untuk memasuki industri.
- Membuat investasi baru tidak menarik.
- Mempersulit masuknya produk baru.
- Memasuki bisnis pendatang baru yang potensial.
- Membuat produk pengganti menjadi tidak menarik.
- Membuat penggantian secara ekonomi tidak mungkin.
- Menyediakan fitur yang ada di produk pengganti.
- Memproduksi produk pengganti.
- Peran Strategis untuk Sistem Informasi
Sistem informasi manajemen (SIM) dapat menolong perusahaan untuk
- meningkatkan efisiensi operasional,
- memperkenalkan inovasi dalam bisnis, dan
- membangun sumber-sumber informasi strategis.
menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership).
Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar.
Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.
2.Memperkenalkan inovasi dalam bisnis
Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.
Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan segan utnuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.
3.Membangun sumber-sumber informasi strategis
Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.
Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis (strategic information base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk membantu merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen.
Tabel 2 Potensi strategi dari sistem informasi
Peran Strategis sistem informasi
Hasil potensial dari penggunaan strategi sistem informasi
- Meningkatkan efisiensi operasional
- Memperkenalkan inovasi bisnis
- Membangun sumber informasi strategis
- Meningkatkan produktivitas dan menurunkan biaya operasi.
- Produk atau jasa baru.
- Informasi strategis database.
- Meningkatkan kualitas dan fitur produk serta jasa.
- Pasar dan usaha baru, pengaturan usaha.
- Sumber teknologi informasi strategis dan kapabilitas.
- Meningkatkan proses operasional dan lingkungan kerja.
- Produksi, distribusi, atau proses lain yang baru.
- Sistem Informasi dan Rantai Nilai (Value Chain)
Konsep rantai nilai ini dapat membantu manajer dalam memutuskan dimana dan bagaimana menggunakan kemampuan strategis dari teknologi sistem informasi. Jadi sistem informasi dapat digunakan untuk aktivitas bisnis secara spesifik yang membantu perusahaan memperoleh keuntungan strategis di pasar.
NARASUMBER/INFORMASI BAHAN MATERI :
1. http://tugaspariwisata.blogspot.com/2010/02/sistem-informasi-untuk-operasi.html
2. communicationista.wordpress.com/.../teknologi-komunikasi
3. Google.com
Tidak ada komentar:
Posting Komentar